Quy trình kiểm soát khách hàng đến liên hệ công tác dành cho nhân viên bảo vệ
Mục lục
- 1. Chào đón và Xác minh mục đích đến liên hệ
- 2. Kiểm tra thông tin khách hàng
- 3. Yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân
- 4. Cấp thẻ ra vào (nếu có)
- 5. Hướng dẫn khách hàng đến bộ phận/địa điểm làm việc
- 6. Theo dõi và giám sát trong suốt thời gian công tác
- 7. Hoàn tất thủ tục khi khách rời khỏi
- 8. Báo cáo và lưu trữ thông tin
Quy trình kiểm soát khách hàng đến liên hệ công tác là một phần quan trọng trong nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ nhằm đảm bảo an ninh và kiểm soát hoạt động ra vào tại nơi làm việc. Dưới đây là các bước quy trình cơ bản:
1. Chào đón và Xác minh mục đích đến liên hệ
- Khi khách hàng đến, nhân viên bảo vệ cần chào hỏi lịch sự và thân thiện.
- Hỏi tên, thông tin liên hệ và mục đích của chuyến công tác. Việc xác minh này giúp bảo vệ nắm rõ lý do và mức độ quan trọng của buổi gặp.
2. Kiểm tra thông tin khách hàng
- Đối chiếu với danh sách khách hẹn (nếu có) để xác nhận thông tin.
- Nếu khách chưa đăng ký trước, liên hệ bộ phận cần gặp để xác minh và yêu cầu chấp thuận cho phép vào.
3. Yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân
- Để xác minh danh tính khách hàng, bảo vệ có thể yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD, hộ chiếu, hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ khác).
- Ghi lại thông tin cá nhân vào sổ đăng ký (tên, số CMND/CCCD, thời gian vào/ra).
4. Cấp thẻ ra vào (nếu có)
- Sau khi xác minh thông tin và hoàn tất thủ tục, nhân viên bảo vệ cung cấp thẻ ra vào (nếu có) cho khách.
- Giải thích về các quy định sử dụng thẻ và thông báo khách phải trả lại thẻ khi rời khỏi khu vực.
5. Hướng dẫn khách hàng đến bộ phận/địa điểm làm việc
- Đưa ra chỉ dẫn chi tiết để khách hàng có thể di chuyển đến nơi làm việc một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Nếu có thể, nhân viên bảo vệ có thể hộ tống khách hàng đến điểm gặp hoặc nhờ nhân viên phụ trách hỗ trợ.
6. Theo dõi và giám sát trong suốt thời gian công tác
- Trong thời gian khách làm việc tại khu vực, nhân viên bảo vệ cần theo dõi, giám sát hoạt động của khách để đảm bảo tuân thủ các quy định an ninh.
- Cần cảnh báo ngay khi phát hiện dấu hiệu bất thường hoặc hành vi không đúng quy định.
7. Hoàn tất thủ tục khi khách rời khỏi
- Khi khách hoàn tất công việc, yêu cầu khách trả lại thẻ ra vào và kiểm tra lại các tài sản mang ra (nếu có).
- Ghi nhận thời gian rời đi và đánh dấu hoàn thành quy trình.
8. Báo cáo và lưu trữ thông tin
- Lưu lại thông tin khách hàng vào hệ thống hoặc sổ ghi chép để quản lý và theo dõi.
- Báo cáo những sự cố bất thường (nếu có) lên cấp trên và bộ phận liên quan để kịp thời xử lý.
Quy trình này giúp đảm bảo an ninh, kiểm soát chặt chẽ khách hàng đến liên hệ công tác, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự của đội ngũ bảo vệ
Công ty cổ phần dịch vụ bảo vệ SECEN Việt Nam
Địa chỉ: 141 Phạm Huy Thông, phường 6, quận Gò Vấp, Tp.HCM
Email: secenvn@gmail.com
Website: https://secen.vn/
P.Nhân sự: 093 709 6246
P.Kinh doanh: 093 709 6246
